W dzisiejszych czasach innowacyjne i nowoczesne rozwiązania informatyczne technologie nie są wykorzystywane tylko na potrzeby przemysłu hi-tech i przedsiębiorstw IT.

Wszystkie renomowane hotele świadczące usługi wysokiej jakości posiadają specjalne oprogramowanie hotelowe. Coraz więcej mniejszych hoteli i hosteli decyduje się na takie innowacyjne rozwiązanie. Co właściwie oferują programy dla hoteli? Jakie korzyści płyną z tego dla właściciela, jakie dla pracowników a jakie dla gości hotelowych?

System zarządzania hotelem to produkt oferowany przez wiele przedsiębiorstw informatycznych. W jego skład wchodzi między innymi: grafik rezerwacji i meldunków. Daje to przejrzysty i zaktualizowany dostęp do tej podstawowej wiedzy dla każdego recepcjonisty. Grafik ten jest prowadzony ze względu na rodzaj pokoju i dla poszczególnych pokoi. Ułatwia to maksymalne zakwaterowanie gości, tak by wyeliminować występowanie pokoi wolnych przez dzień lub dwa dni. Programy oferują także rezerwacje grupowe, przy czym sugerują się one rozmieszczeniem gości, położeniem pokoi itd. Wszystkie operacje są optymalizowane i żaden pokój nie jest dobierany losowo. Wszelkie zmiany w rezerwacjach jak np. zmiana pokoju, zmienianie długości pobytu są na bieżąco nanoszone i system sam decyduje jak najlepiej przydzielić gości do danego pokoju.

Co więcej, program do obsługi hoteli to także ułatwienie dla działu finansów i księgowości. Prowadzenie rejestracji sprzedaży i przychodów jeszcze nigdy nie było tak łatwe i przejrzyste. System ma możliwość wygenerowania wszystkich telefonów i wykonywanych operacji, co umożliwia sprawną i wnikliwą analizę poniesionych kosztów i minimalizowanie ich. Rachunki także generowane są automatycznie, co oszczędza recepcjoniście czasu i pracy. W systemie istnieje jeszcze wiele dodatkowych funkcji jak np. blokowanie pokoju na czas remontu lub dla gości specjalnych.Przy wymeldowaniu z hotelu pracownik ma kontrolę nad rozliczeniem i może sprawdzić wszystkie dodatkowe informacje jak oddanie kluczy, wypożyczenie czegoś itd. Oczywiście każdy użytkownik programu ma spersonalizowany dostęp do danych, tak więc unikamy ryzyka naruszenia wszelkich praw co do ochrony danych osobowych. Uprawnienia definiowane są na podstawie stanowiska pracownika i jego potrzeb. To ułatwia pracę nie tylko pracowników recepcji i działu księgowości. Obsługa sprzątająca ma dostęp do danych, kiedy jaki pokój jest wolny i znacznie ułatwia to i usprawnia ich pracę. Kontrola gospodarki magazynowej jest ułatwiona z zbilansowana. Towary są katalogowane i system na bieżąco informuje o stanie magazynowym.

Programy wyposażone są często w szereg dodatkowych funkcji. Oferują na przykład rezerwacje sal konferencyjnych lub też rezerwacje pobytowe w pakietach na święta lub wakacje. Goście mogą sami rezerwować usługi: bilard, sauna, wizyta w spa, rowery, kolacja w restauracji. Znajdą się tam też cenniki walutowe. Ogólny cennik jest bardzo rozbudowany i daje możliwość symulacji ceny, pokazuje różne warianty i proponuje zmianę terminu.