Zastosowanie systemów informatycznych w firmie umożliwiających gromadzenie danych w jednym miejscu i ich wykorzystywanie w poszczególnych modułach przyporządkowanych do działów w firmie pozwala na harmonijny rozwój i koordynację wszystkich procesów. Do wdrożenia systemów i monitorowania ich działania potrzebna jest opieka informatyczna. Warto zatem skorzystać z usług profesjonalnej firmy IT. Do wyboru mamy wdrożenie systemu CRM lub ERP. Jednak możemy również skorzystać z elementów obydwu. Jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze?

System CRM i jego charakterystyka

Prowadząc małą firmę, która posiada dość określony i zawężony kierunek działania nie trzeba korzystać z zaawansowanych systemów zarządzania, zwłaszcza jeśli zajmujemy się jedynie sprzedażą, a nie produkcją dóbr konsumpcyjnych. Niszowa dziedzina działania ramach branży e-commerce, np. sprzedaż numizmatyki nie wymaga stosowania zaawansowanych systemów informatycznych. Tu doskonale sprawdzi się system CRM, który skoncentrowany jest na kliencie i marketingu. Budowane w oparciu o newsletter i odpowiedzi na zadawane pytania np. w ramach chatu, właściwych relacji B2C pozwala na rozwijanie grupy stałych klientów, a tym samym stały rozwój. W ramach zdobywania coraz szerszej grupy odbiorców, czy nawiązywania współpracy z wieloma partnerami biznesowymi można rozszerzyć model CRM. W takim działaniu pomoże firma IT sprawująca obsługę informatyczną.

System ERP – idealny dla przedsiębiorstw produkcyjnych

Kiedy przedsiębiorstwo jest złożone z wielu działów i prowadzi nie tylko dystrybucje i sprzedaż, ale również produkcję, to idealnym rozwiązaniem jest dla niego zaawansowany system informatyczny, czyli ERP. Początki tego systemu sięgają rozwiązań usprawniających obsługę magazynów, a w dalszej kolejności planowanie produkcji. Dopiero później te aplikacje zaczęły tworzyć zintegrowany system, który obejmuje również nadzorowanie sytuacji finansowej firmy, kadr pracowniczych, dystrybucji dóbr, a także analizę danych dotyczących sprzedaży i działań marketingowych. Tak naprawdę moduły systemu ERP mogą być dostosowane do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Taki system musi być na samym początku w fazie testów i wdrażany etapami przez firmę sprawującą opiekę informatyczną.

Połączenie systemu CRM i ERP – dla kogo odpowiedni jest taki model zarządzania?

Firmy, które wypróbowały już system CRM i są w fazie rozwoju i wdrażania nowych rozwiązań mogą zdecydować się na wprowadzenie także systemu ERP. Wbrew pozorom te systemy się nie wykluczają, gdyż jeden z nich zorientowany jest na produkcję i intensyfikację kosztów, a drugi na maksymalne skrócenie kontaktu z klientem i poprawę jakości komunikacji. Oczywiście wspólnym modułem jest tu zarządzanie sprzedażą. Dlatego konieczne jest nie duplikowanie modułów, aby systemy mogły sprawnie współdziałać i pewne operacje nie były zapisywane dwukrotnie, tworząc jednocześnie podwójną ilość danych, co może ich wolniejsze działanie. W sprawnym wprowadzeniu modułów dotyczących produkcji, analizy finansowej czy działu kadr pomoże zewnętrzny partner IT zajmujący się opieką informatyczną.

System ERP sprawdzi się również w modelu dropshippingu

Nie zawsze firma działająca w branży e-commerce korzysta z własnych magazynów, często wykorzystuje współpracę z hurtownią w ramach dropshippingu. Dzięki temu kontakt z klientem może być znacznie szybszy. Tutaj kluczem jest przekazywanie zamówień do realizacji hurtowni w jak najkrótszym czasie i tu sprawdzają się zautomatyzowane systemy informatyczne i wdrożenie modułu dropshippingowego w ramach systemu ERP. Tym kanałem hurtownia może informować o ewentualnych brakach magazynowych i konieczności dłuższego oczekiwania. Tym samym informacje w sklepie internetowym mogą być na bieżąco aktualizowane. Z tego modelu biznesowego korzysta wiele firm odzieżowych, ze względu na to, że nie muszą wcześniej inwestować własnych środków w towary, a transakcja jest dokonywana po złożeniu zamówienia przez klienta. To z kolei pozwala na posiadanie szerokiej oferty sklepu internetowego. Aby kontakt z hurtownią i klientami był stały i sprawny ważne jest zastosowanie systemu informatycznego ERP.

Wybór pomiędzy systemem CRM i ERP nie jest oczywisty. Wszystko zależy tak naprawdę od tego na jakim etapie rozwoju jest firma. Faktem jest, że w przypadku małych firm, które nie planują większej ekspansji na rynku czasem wystarczające jest wdrożenie systemu CRM.