Zorganizowanie dobrej konferencji nie jest prostą sprawą. Jednak przygotowanie specjalistycznego wydarzenia tego typu, związanego z nowoczesnymi technologiami to już naprawdę poważne wyzwanie, które jednak w przypadku sukcesu może przynieść bardzo znaczące profity. Ten tekst podpowie, na co zwrócić szczególną uwagę przy organizacji konferencji branży IT w Krakowie.

Dobry pomysł!

Podstawą do zorganizowania dobrej konferencji IT jest przede wszystkim pomysł. Wydarzeń tego typu nie można bowiem organizować bez określenia celów spotkania oraz efektów, które chcemy osiągnąć. To właśnie te czynniki zdefiniują krąg gości, odbiorców, sponsorów i partnerów. Warto przy tym pamiętać, że różne konferencje mogą mieć zupełnie inny przebieg w zależności od realnych potrzeb. Niedostosowanie przebiegu wydarzenia do jego charakteru może spowodować niezadowolenie uczestników, a tym samym fiasko naszego przedsięwzięcia. Inaczej bowiem powinna wyglądać konferencja edukacyjna, inaczej wydarzenie o profilu promocyjno-handlowym. W pierwszym przypadku na czoło wysuną się referaty czy wystąpienia, w drugim niezbędna będzie przestrzeń i wyposażenie do prezentacji rozwiązań technologicznych.

Odpowiednie miejsce

Pomysł to jednak nie wszystko, równie ważne jest także miejsce, w którym ma się odbyć nasza konferencja. – Jednym z najważniejszych spraw organizacyjnych jest odpowiednie zlokalizowanie konferencji IT. Musimy sobie przy tym zdać sprawę, że wybór miasta i sali konferencyjnej ma spore znaczenie dla sukcesu organizowanego przez nas wydarzenia. Przede wszystkim warto wybrać miejsce jak najlepiej skomunikowane z resztą miasta, kraju czy Europy, takie jak np. Kraków, gdzie łatwo dojechać zarówno samochodem, pociągiem jak i dolecieć samolotem. Wybór dobrej sali jest równie ważny. Należy zadbać, by wykorzystywane pomieszczenie posiadało odpowiednią wielkość, było wygodne i przyjemne dla gości. Nie oszukujmy się, jeśli chcemy zorganizować konferencję dotyczącą branży IT, to nie możemy na miejsce spotkania wybrać biurowca bez klimatyzacji czy Internetu. - radzi Magdalena Dąbrowska z firmy salerezerwacje.pl.

Wyposażenie multimedialne

Odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej nabiera szczególnego znaczenia w przypadku wydarzeń dotyczących branży IT. O ile klasyczne naukowe konferencje ostatecznie mogą się odbyć bez odpowiedniego sprzętu komputerowego, bądź wystarczy tylko rzutnik i jeden laptop na salę, to w przypadku takiego profilu konferencji niezbędne jest odpowiednie wyposażenie pomieszczenia. Zadbać więc musimy o odpowiednią ilość sprzętu, a także możliwości korzystania z bezprzewodowego Internetu czy bezproblemowej możliwości ładowania sprzętu elektronicznego - jedno wolne gniazdko na sali to zdecydowanie zbyt mało. Pamiętać musimy też o tym, że zaawansowane rozwiązania IT wymagają różnych środowisk do pracy, oprogramowania oraz możliwości sprzętowych, a czasem i techników, którzy zaradzą ewentualnym problemom.

Nieprzeciętni goście

Siłą każdej konferencji IT są zaproszeni na nią goście. Oczywiście ich lista jest uzależniona od profilu naszego wydarzenia. Zawsze jednak powinniśmy zadbać o zaproszenie choć 2-3 osób, które samym swoim nazwiskiem przyciągną innych gości, sponsorów oraz media. Paradoksalnie bowiem udział "gwiazdy" branży IT może nam ułatwić wiele kwestii organizacyjnych oraz sprawi, że wydarzenie będzie miało szeroki wydźwięk. Pamiętać przy tym też należy, że konferencja dotycząca nowoczesnych technologii nie jest dla każdego - stąd też chybionymi będą pomysły spraszania osób niezwiązanych z tematem - generuje to bowiem koszty i nie daje żadnej wartości dodanej.

Catering i usługi dodatkowe

Dobra sala i ciekawi goście to rzecz bardzo ważna, nie można jednak zapominać, że uczestnicy to też ludzie, którzy muszą jeść, odpocząć czy się wyspać. – Niestety nierzadko zdarza się, że organizatorzy konferencji chcąc "ciąć koszty" rezygnują z zapewnienia różnych usług dodatkowych dla swoich gości. Nie jest to dobre rozwiązanie, w ten sposób bardzo łatwo można "zabić" wydarzenie – np. na siłę upychając je jednego dnia, by uniknąć problemu noclegów, albo uznając, że zorganizowanie chociażby przekąsek na czas obrad to niepotrzebny wydatek. Jeśli nie zapewnimy żadnego wyżywienia, to szybko część gości zacznie szukać rozwiązań na własną rękę i zacznie opuszczać prezentacje. Z kolei brak możliwości noclegu zniechęci w ogóle do przyjazdu z drugiego końca Polski. Wszystko to sprawi, że wielu uczestników będzie niezadowolonych, a cel wydarzenia nieosiągnięty, gdyż mówiąc obrazowo - goście zamiast dyskutować w kuluarach o branży czy współpracy będą zastanawiać się gdzie jest najbliższa restauracja. - ostrzega Magdalena Dąbrowska z salerezerwacje.pl.

Nie zapomnij o możliwości dyskusji

Organizując konferencję musisz pamiętać, że specjaliści, naukowcy czy przedsiębiorcy, którzy na nią przybyli pragną wymienić wiedzę, pomysły i innowacyjne rozwiązania. Najważniejszą częścią każdego takiego spotkania będzie więc czas przeznaczony na rozmowę - zarówno w formie dyskusji, promocji swoich rozwiązań, jak i kontaktów "w kuluarach" w trakcie przerw lub po zakończeniu oficjalnej części obrad. To właśnie wtedy rodzą się nowe koncepcje, nawiązywane są często strategiczne znajomości oraz powstają innowacyjne rozwiązania.

Zadbaj o Feedback

Warto też pamiętać, że dobra konferencja IT nie kończy się z chwilą wyjazdu ostatniego gościa. Przede wszystkim należy postarać się, by uczestnicy konferencji mieli możliwość na wyrażenie swojej opinii o różnych aspektach wydarzenia. Pozwoli to na lepsze przygotowanie kolejnych wydarzeń tego typu.

Kończąc konferencję bezwzględnie należy też w odpowiedni sposób podziękować gościom za przybycie i warto - jeśli są takie plany - wstępnie zaprosić na kolejną edycję wydarzenia. Rozwiązanie takie pozytywnie wpłynie na nasze relacje z uczestnikami, a także ułatwi przyszłe działania organizacyjne.